Mejore la comunicación interna de su empresa

De la misma manera que podemos hablar de la comunicación externa como parte de la actividad de marketing , también podríamos hablar de «marketing interno» o la mejora de la percepción de la empresa por parte de los empleados a través de políticas de comunicación interna y herramientas que la faciliten. Pero además, la mejora de las herramientas de comunicación interna, pueden contribuir a potenciar la productividad de la empresa u organización.

Está claro que ninguna política de comunicación por si sola va a mejorar las relaciones internas de una empresa, sobretodo si mantiene una estructura muy jerarquizada, unas malas condiciones de trabajo o desigualdades por razón de género u otras. Pero en aquellas empresas y organizaciones que se hayan decidido por una gestión más participativa, hay herramientas que pueden facilitarle estas comunicaciones y la gestión de equipos.

En un principio estas herramientas podrían ser de varios tipos:

Aquellas dedicadas a la mejora en el desarrollo de proyectos como Office365, Trello, Toggl o similares…
Y otras más enfocadas a la participación, como los blogs internos, las redes sociales internas y los foros. Se pueden desarrollar muy buenas inranets de este tipo con WordPress, por ejemplo.
Mixtas o cócteles de aplicaciones. Utilizando varias aplicaciones para una estratégia conjunta.

Con casi todas, se pueden crear grupos de intereses para mejorar el intercambio de ideas, desarrollo de proyectos y el desarrollo de actividades participativas dentro de la organización y también en actividades sociales ajenas a la misma.

En todo caso este tipo herramientas pueden mejorar la gestión de las entidades, generando, además, un sentimiento de relación positiva respecto a la organización y un sentido grupal.

Características de una herramienta de comunicación interna de éxito

Pero, ¿Qué requisitos deberían cumplir estas herramientas para que su implementación tenga éxito? En Involv, una consultoría belga, dedicada a la implantación de Intranets nos ofrecen algunos criterios que cualquier herramienta de estas características debería suscribir.

Rápido y fácil

A medida que aumenta la velocidad de Internet, las personas están menos dispuestas a esperar por la carga de una página web, un video o a que un colega tenga que responder a un mensaje o correo electrónico. Aunque la idea de la comunicación directa no es nueva, su significado ha cambiado debido a la vida hiperconectada en la que nos movemos actualmente.

La comunicación interna en el lugar de trabajo no es una excepción. Para crear una conexión eficaz para las nuevas generaciones, los milenials y la generación Z, los mensajes deben ser breves, concisos, y ya no se reciben por correo electrónico. Pero, además de la velocidad, se requiere de otros cambios más específicos. Esto significa que la comunicación ya no puede fluir de una persona a muchas, de forma jerárquica, sino que debe extenderse, de forma horizontal, simultáneamente desde múltiples fuentes. No es una mala idea, sin embargo, designar dinamizadores internos que creen, centren y moderen las conversaciones y debates.

En el apartado de la facilidad debemos buscar herramientas con una rápida curva de aprendizaje que permita una adopción rápida. Adaptadas a las rutinas de trabajo y accesible para el usuario. Además se pueden crear nuevos hábitos que se integren y mejoren la dinámica laboral de la organización.

Ayuden a integrarse en la cultura de la organización

Las nuevas organizaciones otorgan mucho más valor a la política y cultura de la empresa. Entre otras cosas, porque se lo exige su propio personal. La generación Z y los millenials están buscando empresas que coincidan con sus propios valores, creencias y objetivos. En la búsqueda de talento, el nuevo grial de la empresa moderna, además de incentivos económicos hay que ofrecer valores humanos.

Estos valores se deben incluir en la estrategia de comunicación interna. La mera existencia de canales de comunicación horizontal, se puede asumir como un valor positivo entre los empleados. Además, los grupos de interés pueden promover la realización de acciones con relevancia social, como campañas de concienciación, apoyo a causas sociales, deporte y hábitos saludables, etc.

Una cultura de este tipo comienza con el proceso de reclutamiento donde el «trabajo en equipo» debe ser tan importante como las competencias requeridas. Por lo tanto, es importante comunicar los valores de su empresa durante el proceso de selección. El entorno físico de la oficina y sus herramientas deben coincir con esta visión y, permitir una mejor experiencia para los empleados. La «experiencia de usuario» debe desarrollarse tanto de cara a los clientes como de forma interna, para los trabajadores de cada organización.

Accesibilidad desde cualquier punto

Según un estudio de PricewaterhouseCoopers (PWC), los empleados de todas las generaciones valoran la flexibilidad en su trabajo. Esto incluye la planificación y la infraestructura de la oficina, pero también la ubicación desde la que trabajan. Esto puede explicar, en parte, por qué el número de trabajadores independientes ha aumentado considerablemente en los últimos años.

Las empresas realizan, con mayor frecuencia, contratos a corto plazo con empleados autónomos para acometer proyectos temporales. Uno de los retos en comunicación interna es encontrar las mejores formas de comunicarse con estos empleados externos e integrarlos en la corporación. No solo para mantenerlos informados, sino también, para integrarlos en la cultura de empresa. Es importante reconocer las necesidades de una fuerza laboral fragmentada e involucrar a todos a través de múltiples canales para llegar a donde sea que se encuentren. Las aplicaciones, los mensajes de texto, las notificaciones automáticas y las redes sociales son solo algunas maneras de hacerlo.

Las soluciones de comunicación móvil aseguran la conexión con trabajadores independientes y empleados que trabajan de forma remota, al tiempo que promueven la cooperación. Un usuario de una herramienta de este tipo tiene que er capaz de acceder a la misma en cualquier localización geográfica y temporal. Esto exige que su diseño se adapte a los dispositivos móviles, o ser aplicaciones nativas para este tipo de dispositivos.

Comunicación audiovisual

«Una imagen vale más que mil palabras» es un dicho popular. ¿Pero sabía que un video de un minuto realmente vale el equivalente a 1,8 millones de palabras o 3.600 páginas de texto?

Compartir contenido a través de video u otros medios audiovisuales asegura que el mensaje se escuche con más frecuencia. Una encuesta de Hubspot mostró que más de la mitad (55%) de sus usuarios ven sus videos, lo que supera al 33% que lee los artículos interactivos y el 29% que lee los blogs.

El video debe estar en la parte superior de la lista si se desea comunicar informaciones complejas a los empleados. Es probable que la mayoría de las comunicaciones internas, la capacitación, las noticias importantes y los anuncios se puedan transmitir a través de video.

Los dispositivos móviles nos permiten además realizar, de forma fácil, videos y fotografías que documentan las actividades del grupo, como la asistencia a eventos por ejemplo, o informan de puntos críticos como los relacionados con el mantenimiento, o la formación.

Todos se convierten en creadores de contenido

En línea con la tendencia del video, los millenials y la generación Z también tienen una gran demanda de autenticidad. Al igual que la cultura corporativa, esta característica contribuye a la reputación de la empresa. Se puede incrementar la autenticidad dando a los empleados la oportunidad de compartir comunicaciones entre ellos.

Los empleados se convierten en la voz más importante que una empresa puede ofrecer. Los programas de «incidencia social» motivan a los empleados a compartir sus pensamientos e ideas. El contenido compartido por los empleados garantiza un compromiso 8 veces mayor que el contenido compartido por los canales oficiales de una empresa.

Convertir a los trabajadores en creadores de contenido garantiza la descentralización en el lugar de trabajo y agrega un sentimiento de igual a igual en vez de la tradicional cultura de arriba hacia abajo en las comunicaciones. Al poner a los empleados en primer plano, se mejora la reputación de la empresa entre ellos.

Para alentar al grupo a compartir cosas y participar en debates, los canales de comunicación interna deben centrarse en distribuir contenido que los afecte e interese directamente. Además, deben ser interactivos, permitiendo, por ejemplo, los comentarios, la valoración y la difusión.

Comunicación horizontal

Como hemos ido subrayando, la comunicación horizontal puede tener una poderosa influencia positiva en la forma en que los empleados realizan su trabajo. Los «pares» proporcionan comentarios constantes y fomentan una mayor colaboración, dos factores centrales de la comunicación y el trabajo en equipo. La comunicación horizontal difunde el conocimiento dentro de una empresa y facilita el trabajo de organización.

La comunicación eficiente promueve el conocimiento, difunde ideas y ayuda a las personas a usar su talento. Además puede agilizar la realización de proyectos, si se permite que estos avancen, en ciertas fases, sin controles jerarquizados.

La comunicación interna debe centrarse en la colaboración entre pares recompensando el trabajo en equipo, alentando el intercambio y estableciendo objetivos del grupo. Además, los eventos de equipo que promueven la cultura corporativa fortalecerán los sentimientos de unidad y fortalecerán los lazos mutuos.

Mejorar la difusión y alcance mediante aplicaciones móviles

Dentro de la comunicación, nos esforzamos constantemente por una mayor difusión, porque alcance significa relevancia. El objetivo debe ser llegar e involucrar a todos los empleados, independientemente de dónde se encuentren (físicamente y dentro de la estructura de la organización).

Es por eso que debe buscar constantemente soluciones técnicas y creativas que puedan ofrecer la mejor experiencia de usuario y motivar la participación de los trabajadores.

Hay muchos caminos diferentes entre los que elegir, pero actualmente las apps son la tendencia clara. Una aplicación de comunicación interna tiene que ser móvil, digital y admitir notificaciones push.

Un nuevo canal interno que puede hacer, incluso, que nos replanteemos la propia estructura de trabajo.

Debe ser medible

Según un informe reciente de Ruder-Finn, solo el 16 por ciento de las empresas están satisfechas con su capacidad para medir la eficiencia de las comunicaciones internas. Medir la comunicación interna y la participación es difícil.

Algunos de los puntos a medir (KPI) podrían ser los siguientes:

Entradas a la aplicación y tiempo de uso
Frecuencias y horarios de uso de la aplicación
Porcentaje de documentos diarios creados
Comentarios creados por usuario
Porcentaje de usuarios que crean contenido
Seguimiento de clics, recomendaciones, etiquetas, etc.
El alcance en número de usuarios, sesiones, etc. por medio de Google Analytics o herramientas similares
Datos cualitativos de experiencia y satisfacción de los usuarios mediante encuestas y cuestionarios de la propia aplicación
Datos de costos, como ahorro en impresión de papel por transmisión de documentos digitalizados, ahorro en transporte o gastos telefónicos, etc.
Datos de ahorro de tiempos en desarrollo de proyectos…

Al medir las comunicaciones internas, se puede conocer y mejorar la eficiencia del sistema y la productividad en general.

Además, estas mediciones se pueden utilizar también constatar la importancia de determinados temas que, de otra manera, hubieran pasado desapercibidos, aclarar las fortalezas y debilidades de la empresa, y para comprender mejor los intereses de sus empleados. En definitiva para que la organización se conozca mejor a sí misma.

Y lo más importante: con cifras disponibles, se obtienen pruebas valiosas para respaldar acciones concretas.

Complementaria de otras herramientas

Las comunicaciones internas y externas están interconectadas, independientemente de dónde se encuentren las personas o a quién se dirijan. Es esencial tener en cuenta a ambos grupos de comunicación. Al crear sus mensajes, normalmente es necesario que cambie el enfoque o el tono. De todas formas es importante que las personas puedan interactuar por otros canales, con otras herramientas, al las que se pueda acceder facilmente desde el canal interno.

Conclusiones

Las organizaciones deben establecer canales rápidos, interactivos y de confianza para llegar a todos los trabajadores. La mejor manera de hacerlo es a través de una solución móvil. Estas soluciones se complementan con aplicaciones de escritorio, para los que realizan trabajos desde la oficina. El objetivo es establecer una comunicación horizontal que dinamice al grupo. Esto permite a las organizaciones mantener cierto control sobre los mensajes que envían, y mantenerlos dentro de la cultura corporativa. En este último apartado es fundamental la creación de la figura o figuras de los dinamizadores, que deben ser siempre personas de prestigio entre los empleados.